Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Asiakas- ja kiinteistötietorekisteri Tampuuri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asunnonhaku, asumisenaikaisissa sekä asumisen jälkeisissä prosesseissa. Henkilötietojen käsittely on tarpeen mahdollista vuokrasopimusta solmittaessa, jossa rekisteröity on osapuolena, tai mahdollisen vuokrasopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi asuntoa haettassa.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Vuokra-asunnot Oy, y-tunnus 1611289-1

4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Saija Arvo-Poutiainen, saija.arvo-poutiainen@tampere.fi

5. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

[ ] Ei
X Kyllä
Sopimuksin rajatuilla yhteistyötahoilla sekä viranomaistahoilla omien velvotteidensa hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

A)
[ ] Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö
X Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaa kirjanpitolaki sekä laki asuinhuoneiston vuokrauksesta.
X Suostumus
X Sopimuksen täytäntöönpano

B)
[ ] Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
[ ] Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

C)
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien
X Ei
[ ] Kyllä

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

6. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisteriin tallentuu asiakkaiden nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Asunnonhaussa asiakkaan ilmoittamat tulo- ja varallisuustiedot sekä haettavaa asuntoa sekä nykyistä asuntoa koskevat tiedot.

Hakemuksen liitetiedot sekä liitteet, jotka asiakas katsoo tarpeelliseksi asunnon haun suhteen tallentuvat järjestelmään.

Asumisenaikana rekisteriin tallentuu tietosisältöjä liittyen eri asumisenaikaisiin velvoitteisiin, toimintoihin ja prosesseihin kuten vuokranmaksuun, laskutukseen, huoltoon, yhteydenottoihin, kunnossapitoon, kulutusseurantaan sekä avainhallintaan liittyviin asioihin.

7. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät
(järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

Tampuuri

8. Rekisterissä  on manuaalista (paperi) aineistoa

X Ei
[ ] Kyllä

9. Rekisterin tietolähteet

Rekisterin säännönmukaiset tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen suostumuksellaan.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus
[ ] Ei
X Kyllä
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti lakiin perustuvalla velvoitteella kirjanpitotoimistolle.

12. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
(EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

X Ei
[ ] Kyllä

13. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Tietojen säilyttämisessä noudatetaan Tampereen Vuokra-asunnot Oy:n arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet löytyvät oheisesta linkistä.